Karina Klähn über den Einkauf als Innovationsmotor in Unternehmen
Menschen zu inspirieren und einen modernen wertschöpfenden Einkauf im Unternehmen zu etablieren – dafür engagiert sich Karina Klähn. Ihre Leidenschaft für Strategie- und Personalentwicklungsthemen begleitet die internationale Verhandlungsexpertin seit Beginn ihrer Karriere im strategischen Einkauf.
In ihrer aktuellen Position als Einkaufsleiterin in der Region Europa verbindet sie beides. Gemeinsam mit ihren internationalen Teams entwickelt Karina Klähn übergreifende Visionen, innovative Ideen und smarte Lösungsansätze für die Positionierung des Einkaufs innerhalb der Unternehmensgruppe.
Dabei richtet die studierte Wirtschaftswissenschaftlerin ihren Fokus auf Stakeholdermanagement, Digitalisierung, Leadership und Verhandlungsführung. Immer mit dem Ziel, die bereichsübergreifende Zusammenarbeit zwischen den globalen Schnittstellen zu optimieren und so die Beziehung zu den internen und externen Partnern zu stärken. Denn Karina Klähn ist davon überzeugt, dass Kosteneinsparungen nicht mehr zur alleinigen Zielgröße des Einkaufs erklärt werden sollten.
Wodurch sich die (Neu-)Positionierung einer modernen Einkaufsorganisation auszeichnet, worauf es beim Zusammenspiel von Technologie, Unternehmenskultur und Mensch ankommt und welche Herausforderungen im Einkauf von Professional Services derzeit im Fokus stehen, erläutert die Macherin im Interview.
apadua: Ahoi, Frau Klähn und herzlich Willkommen bei „Butter bei die Fische“. Wo trifft man Sie am ehesten an, wenn Sie nicht gerade eine (virtuelle) Bootsfahrt mit uns unternehmen?
Karina Klähn: (lacht) Bevor ich auf die Frage eingehe, erst einmal: Vielen Dank für die Einladung zum Interview. Bedingt durch das Executive MBA Studium, das ich zurzeit nebenberuflich absolviere, trifft man mich am ehesten in Vorlesungen. Die Präsenz-Termine waren und sind eine willkommene Abwechslung für mich – insbesondere während der Pandemie-Zeit.
Mir ist es schon immer wichtig gewesen, von anderen zu lernen, mich auszutauschen und meinen Horizont zu erweitern. Genau das verbindet der praxisbezogene und international ausgerichtete EMBA des SGMI (Management Institut St. Gallen) in Kooperation mit der Kalaidos Fachhochschule in Zürich. Alles, was ich dort lerne und aus den Gesprächen mitnehme, fließt wiederum in meine tägliche Arbeit ein. Insofern ein absoluter Gewinn: beruflich, wie auch auf persönlicher Ebene.
Abgesehen davon reise ich unglaublich gerne und erweitere auf diese Weise meinen Horizont. Andere Kulturen kennenzulernen, begeistert mich schon seit meiner Jugend. In andere Welten einzutauchen und bei Kunst und Musik den Kopf einmal abzuschalten, ist einfach wunderbar. Dies gelingt mir im Übrigen auch, wenn ich Podcasts höre. „Fast & Curious“ von Verena Pausder sowie „Meet the Leaders“ vom World Economic Forum gefallen mir besonders gut.
apadua: Worauf kommt es aus Ihrer Sicht heutzutage im strategischen Einkauf an und wie gelingt die (Neu-)Positionierung der Einkaufsabteilung innerhalb des Unternehmens?
Karina Klähn: Die Rolle des Einkaufs ändert sich: Von einer Back-Office Funktion zu einem wichtigen Katalysator für den Unternehmenserfolg. Ich sehe den Einkauf als Berater im Unternehmen, der die Art und Weise, wie wir Geschäfte machen, stark beeinflusst und gestaltet. Dabei ist er sowohl Innovationsmotor als auch Bindeglied im Unternehmen.
„Ich sehe den Einkauf als Berater im eigenen Unternehmen, der die Art und Weise, wie wir Geschäfte machen, beeinflusst und gestaltet.“
Die Einkäuferinnen und Einkäufer müssen sich stetig weiterentwickeln und branchenübergreifendes Know-how aneignen. Im Fokus steht das Ergebnis und der Purpose. Gerade in sich schnell verändernden, volatilen Zeiten ist es besonders wichtig, eine gemeinsame Vision und gemeinsame Werte zu haben.
In unserem Einkaufsteam haben auf Basis der Unternehmensvision über unsere Werte gesprochen und gemeinsam unsere Einkaufsvision entwickelt. Geholfen hat uns dabei der „Golden Circle“ von Simon Sinek. Der Ansatz dabei ist, das „Warum“ zu definieren und anhand dessen das „Wie“ und „Was“ mit seinen entsprechenden Prozessen und Tools zu bestimmen.
Gerade in Zeiten von mobilem Arbeiten während der Covid-Pandemie hat uns das als Team geholfen, noch besser zusammenzuarbeiten, die eigenen (individuellen) Motivatoren zu kennen, gemeinsame Ziele zu verfolgen und einheitlich zu kommunizieren. Dies hilft bei der Positionierung eines erfolgreichen modernen Einkaufs innerhalb des Unternehmens.
apadua: Welche Themen und Herausforderungen bewegen Sie derzeit am meisten und wie gehen Sie diese an?
Karina Klähn: Im Einkauf gleicht kein Tag dem anderen. Das finde ich besonders spannend in diesem Job. Mir persönlich bereitet vor allem die Zusammenarbeit mit den internen Stakeholdern und den externen Geschäftspartnern große Freude. Denn hier ist Kommunikationsgeschick, Flexibilität und auch die Fähigkeit gefragt, über den Tellerrand hinauszuschauen.
„In Zeiten von New Work ist es wichtig, bestehende Muster und Strukturen zu hinterfragen und neue Lösungswege auszuprobieren. Nur so kann trotz räumlicher Distanz eine Nähe und Vertrauen aufgebaut werden.“
Im Kontext von flexiblen Arbeitsmodellen kann die Arbeit nicht wie bisher gewohnt erfolgen. Um trotz räumlicher Distanz eine Nähe und Vertrauen aufzubauen, müssen die Anforderungen angepasst werden. Dies erfordert auch, alte Muster und Strukturen zu hinterfragen und neue Lösungswege auszuprobieren. Ebenfalls beschäftigt uns das Thema ‚War for Talents‘. Deshalb ist es mir besonders wichtig, Menschen für den Einkauf zu begeistern.
apadua: Mit welchen drei Begriffen würden Sie den Professional Services Einkauf der Zukunft beschreiben?
Karina Klähn: Kollaboration, Know-how und Transparenz sind aus meiner Sicht unausweichlich mit dem Einkauf von Professional Services verknüpft.
Zum Einen weil es sich dabei um People Business handelt: sowohl extern als auch intern. Zum anderen, weil ich den Einkauf hier in der Beraterfunktion innerhalb des Unternehmens sehe.
Konkret meine ich damit, dass der Einkauf als Wissensträger mit seiner Prozesskompetenz der erste Ansprechpartner für die internen Stakeholder sein sollte – und zwar zunächst einmal beratend. Gerade der Austausch untereinander, mit den internen Stakeholdern wie auch mit den externen Experten, eröffnet neue Perspektiven und bringt uns als Organisation voran.
„Wenn wir es schaffen, den Professional Services Einkaufs intern – auch auf C-Level-Ebene – mehr Relevanz zu verschaffen, wird der Einkauf künftig noch stärker mit klaren Strukturen, Datentransparenz und Fachwissen auftrumpfen können.“
Außerdem war und ist es immer eine gute Ergänzung, sich externes Wissen ins Haus zu holen. Wenn wir es dann noch schaffen, den oftmals stiefmütterlich behandelten Bereich des Professional Services Einkaufs intern – auch auf C-Level-Ebene – mehr Relevanz zu verschaffen, bin ich davon überzeugt, dass der Einkauf künftig noch stärker mit klaren Strukturen, Datentransparenz und Fachwissen auftrumpfen kann.
apadua: Das letzte Wort gehört Ihnen: was Sie uns schon immer einmal sagen wollten, …
Karina Klähn: „Wege entstehen dadurch, dass man sie geht“. – Franz Kafka
In diesem Sinne: Vielen Dank für Ihre Zeit und das Gespräch.
Zur Person
Karina Klähn ist internationale Verhandlungsexpertin und leitet den Einkauf der Heraeus Medevio, einer Geschäftseinheit des Heraeus Konzerns, in der Region Europa. Ergänzend hierzu ist sie als Speakerin tätig.
Die Einkaufs- und Verhandlungsexpertin brennt dafür, Menschen zu inspirieren, sie zu befähigen und zu motivieren, ihr wahres Potenzial zu entfalten. Ihre Kernthemen sind Digitalisierung, Leadership und Verhandlungsführung.
Vor ihrem Wechsel zu Heraeus war sie in verschiedenen Positionen im strategischen Einkauf bei Unternehmen wie CWS-boco (Haniel) und DPD tätig.
Karina Klähn hat in Frankfurt am Main Wirtschaft und Management mit dem Schwerpunkt Einkauf und Logistik studiert. Zurzeit absolviert sie ihren EMBA in der Schweiz (St. Gallen/ Zürich).
